Blog

10 tips voor het schrijven van een goede voicemail

Wat maakt een zakelijke voicemail, nou een goede zakelijke voicemail? Of eigenlijk, wat is de beste tekst om te gebruiken bij een zakelijke voicemail?

Ik heb 10 snelle en bruikbare tips voor een goede voicemail.  En ik zet even wat Do’s & Dont’s voor je op een rijtje.

Ik hoop dat ik je zo een beetje kan helpen bij het ontwerpen van jouw zakelijke voicemail! 🙂

Ben je klaar voor mijn tips voor een goede voicemail….? Hier komen ze!

Tip #1 Schrijf eerst je tekst op en lees hem daarna hardop

Je zult zien dat je dan nog wel wat woorden gaat omdraaien. Als je het hardop uitspreekt zul je merken dat het anders ‘voelt’ en ‘overkomt’.

Je komt op deze manier tot de meest natuurlijke versie van jouw voicemailbericht.

Waarom?

Nou omdat het gaat om jou. Je moet gewoon lekker dicht bij jezelf blijven.

Tip #2 Keep it simple

Een goede zakelijke voicemail is kort, maar krachtig. Je heet je bezoeker welkom en geeft aan dat je niet bereikbaar bent. Of dat het kantoor op dit moment even niet bereikbaar is.

Maar vergeet niet dat de beller je alleen kan horen. En dus niet kan zien!

Jouw glimlach of hartelijkheid zie je niet terug. Echter, kun jij wel zorgen dat ze jouw glimlach kunnen voelen (en horen). Door er gewoon een heuse WELKOMSTboodschap van te maken 🙂

Hou er ook altijd rekening mee dat het voor de beller best vervelend kan zijn dat jij niet bereikbaar bent. Helemaal als het dringend is.

Hou het daarom kort, maar vertel ze wel hoe iemand het snelst contact kan krijgen. Dat is eigenlijk alles wat ze willen weten!

Oke en hoe lang duurt zo’n voicemail dan?

Een persoonlijke voicemail duurt maximaal 10-15 seconden. Een zakelijke voicemail rond de 24-26 seconden.

Tip #3 Zeg meteen je naam

Help de beller en verzeker hem ervan dat hij de juiste persoon of het juiste bedrijf belt. Klinkt simpel en dat is het eigenlijk ook 😉

En ja… laten we eerlijk zijn er is niets vervelender dan naar een voicemail luisteren terwijl je niet weet van wie of wat die is!

Tip #4 (Glim)lach

Dat maakt nou echt een wereld van verschil.

Glimlach, glimlach, glimlach. En lach vriendelijk, terwijl je jouw boodschap inspreekt.

Zo geef je de boodschap een heel positief gevoel. En dat komt weer goed over op de ontvanger. Dat is wat je wilt toch?!

Ook al spreek je nog zo vriendelijk, een boodschap die is ingesproken zonder glimlach, voelt al snel een tikkeltje ongeïnteresseerd en niet oprecht. En dat is geen goede eerste indruk.

 

Tip #5 Wees vriendelijk en persoonlijk

Je kent het wel: “Dit is de voicemail van Joyce…” Het kan hoor, maar het is wel een beetje ongeïnteresseerd. En ook super standaard!

Begin gewoon met “goedendag” of “hallo”, “hi” of “hoi”.

Voor een echte zakelijke voicemail zul je waarschijnlijk kiezen voor “goedendag” en dat is helemaal prima, als het maar een vriendelijk begroeting is.

Doe gewoon hoe je in het ‘echt’ zou doen als je iemand welkom heet :). Komen we weer op dat punt dat je de boodschap gewoon dicht bij jezelf moet houden!

En bij een begin, hoort ook een einde. Dus vergeet het “einde” van je boodschap niet. Denk aan “alvast bedankt”, “een hartelijke groet” of “dankjewel” of “een fijne dag”.

Je doel?

Interactie creëren, alsof je echt iemand te woord staat.

Oh en nog een subtipje… zorg wel dat het niet ‘opgelezen’ klinkt. Dan wordt het zo afstandelijk en dat is echt een gemiste kans. Dus geen robot stem he?!

Tip #6 Articuleer

Spreek duidelijk, niet overdreven gaan zitten doen natuurlijk, maar wel net even anders dan in een ‘fysiek’ gesprek.

Hanteer een net wat rustiger tempo dan je normaal hanteert. Dat zal misschien wat onnatuurlijk voelen, maar snel is echt een NO GO. Probeer je ‘accentje’ (als je dat hebt) even te parkeren. Praat gewoon lekker ABN.

Tip #7 Wees uniek, maar wel passend

Werk je bij een formele organisatie, dan spreek je in de u-vorm en zal je berichtje een tikkeltje saai zijn waarschijnlijk.

Maar werk je in de sales of heb je een creatieve job, dan hoort daar natuurlijk ook een passende voicemail bij. “Dit is de voicemail van…” blabla, gaaaaap. Dat hoeft dus niet perse!

Ook al is het een zakelijke voicemail, het mag best vlot en pakkend zijn. Als het maar past bij WIE jij bent.

Ik denk aan “Hey dit is Joyce van Joycemachine, ik ben berichtjes aan het inspreken, spreek jij bij mij in?” dat zou prima passen bij mij.

Je kunt maar één keer een eerste indruk maken 🙂 Doe het dus meteen GOED!

Tip #8 Doe wat je belooft

Als je in de welkomstboodschap zegt dat je snel terug zult bellen (of vandaag terug zult bellen). Hou je daar dan ook echt aan.

En als je het niet waar kunt maken, zeg dan niets.

Kortom, doe wat je belooft en ‘zorg’ voor je beller. Belofte maakt schuld zeggen we dan.

Tip #9 Stille ruimte

Als je je boodschap inspreekt met open ramen, buiten op straat, terwijl de trein langs dendert of met kinderen of rumoerige collega’s op de achtergrond, dan zul je niet de beste indruk achterlaten, denk je wel?

Krrr krrrr Hallo, krrrkrrr dit is….. broem broem. Het klinkt je vast wel bekend in je oren. Maar het klinkt gewoon NIET!

Spreek in een rustige ruimte. Check je eerste ingesproken bericht even. Is het niet te dof? Of misschien juist teveel die echo in je badkamer? Ga dan opzoek naar een ander plekje om te spreken.

Meestal werkt een ‘aangeklede’ ruimte het beste, dus een plekkie waar gordijnen zijn of tapijt of planten.

Tip #10 Iedereen in het bedrijf een persoonlijke welkomstboodschap?

Zorg er dan wel voor dat iedereen in het bedrijf dezelfde tekst gebruikt. Met uitzondering van je eigen naam natuurlijk 🙂 En laat de rest gewoon overeenkomen.

En.. heb je wat aan deze tips denk je?

Kun jij nu aan de slag met jouw goede voicemail?

Tot slot nog een laatste dingetje. Je kunt er voor kiezen zelf je voicemail in te spreken, maar je kunt het ook laten doen, door een professionele spreker. Door mij bijvoorbeeld :).

Ik geef je nog even twee voorbeelden van waar je dan aan moet denken.

 

Een voorbeeld van een goede persoonlijke welkomstboodschap:

‘Goedendag, dit is de voicemail van Joyce Rademaker van Joycemachine.com. Ik kan de telefoon op dit moment helaas niet beantwoorden. Spreek na de piep een bericht in, dan bel ik u letterlijk vandaag of morgen terug. Alvast bedankt’

Maar als je hem laat inspreken, dan hebben we het natuurlijk niet over “ik”, wees je daar bewust van als je een professionele voicemail laat inspreken.

Een voorbeeld van een goede persoonlijke welkomstboodschap die niet door jezelf is ingesproken:

‘Goedendag, dit is de voicemail van Joyce Rademaker van Joycemachine.com. Joyce kan de telefoon op dit moment helaas niet beantwoorden. Spreek na de piep een bericht in, dan belt zij u letterlijk vandaag of morgen terug. Alvast bedankt’

Haal jij al business uit gemiste oproepen?

Het is mijn lijfspreuk:

“Je hebt maar één kans voor een eerste indruk”.

Kies daarom voor een professionele, vriendelijke, oprechte, accentloze en warme stem. Zo maak je van een ‘gemiste’ potentiële klant, misschien alsnog een echte klant!

 

Niemand in het bedrijf die de professionele stem heeft die je zou willen? Laat mij je helpen!

Ik adviseer je altijd en geef vaak nog net even een iets persoonlijkere of professionelere draai aan de door jou aangeleverde tekst(en).

En tot slot spreek ik van jouw teksten altijd een paar varianten in. Soms klinkt het natuurlijker om 2 woorden om te draaien bijvoorbeeld en soms maakt de sfeer het verschil.

Aan jou de keuze zeg ik dan altijd 😉

naar zakelijke voicemail

Schrijf een reactie